هنگامی که صحبت از جایگاه حرفه ای ها می شود، نحوه صحبت کردن ما( از جمله تن،گام و میزان بلندی صدا) هر کدام نقش مهمی دارند و به طور چشمگیری بر نحوه ادراکی که رئیس و همکاران از ما دارند تأثیر می گذارد. ما زمان زیادی را صرف فکر کردن به این مورد می کنیم که چه چیزی باید در مورد کسب و کارمان بگوییم امّا لزوماً به این که چگونه آن را بیان کنیم توجهی نداریم. سخت است که خودمان لغزش کلامی خود را تشخیص دهیم.

ما با چندین کارشناس مشورت نمودیم تا مهم ترین اشکالات در نحوه صحبت کردن را شناسایی و از آنها اجتناب کنیم، این موارد عبارتند از:

۱- لکنت داشتن یا کلمات و اصوات را مرتب تکرار کردن

اصوات در گفتار روزمره حضور دارند. “مانند”، “آه”، ” اُم”، “اِ” کلماتی هستند که به طور مرتب، اغلب به طور ناخواسته در مکالمات رسمی استفاده می کنیم. امّا اگر در مقام یک حرفه ای آنها را به کار ببرید برجسته تر به نظر می آیند. جان وست ، رئیس بخش سخنرانی در New York Speech Coaching به کلماتی مانند موارد بالا به عنوان مکث های با صدا یاد می کند. مردم معمولاً از این کلمات در سخنرانی ها استفاده می کنند به دلیل اینکه آنها می ترسند یک مکث باعث شود که آنها شنوندگان خود را از دست دهند.

۲- بیش از حد تند صحبت کردن

سریع سخنرانی کردن یک حالت عصبی معمول است و باعث می شود که سخنران به سختی بتواند ادامه دهد و این برای ارائه ای که گویایی و شفافیت آن بسیار مهم است مناسب نمی باشد. سوزان فینچ مربی صدا و سخنرانی در نیویورک، کسی که با افراد حرفه ای درکسب و کار تجربه همکاری داشته است، عنوان می کند که سخنرانان شتاب زده اغلب کلمات خود را با “من من کردن، عجله و بلعیدن” به پایان می رسانند. برای رفع این مشکل او از مشتریان خود می خواهد قبل از شروع به صحبت کردن یک نفس عمیق بکشند. این عمل ساده باعث ایجاد یک وقفه طبیعی در سخنرانی می شود و به شخص برای کم کردن سرعت کمک می کند.

۳- بیش از حد آرام صحبت کردن

یکی دیگر از مشکلات مردم یاد گرفتن نحوه ارائه و صحبت کردن با تن صدای مناسب می باشد. ساندرا کازن مربی صدا برای مدیران در شهر نیویورک، عنوان می کند که مهارت افراد در ارائه به نوع صدای آنها بستگی دارد. برای مثال، به طور طبیعی افراد با تن صدای بلند ارائه بهتری نسبت به افراد با صدای تن پایین دارند، با این حال این رابطه همیشه درست نیست. همچنین افرادی با صدای تو دماغی احتمالاً مشکلی در نحوه ارائه نخواهند داشت امّا گوش دادن به این نوع صدا برای مدّت طولانی بسیار آزاردهنده خواهد بود. به همین دلیل کارشناسان می گویند بهترین راه برای تنظیم صدا این است که به خوبی نفس بکشید. مشکلات در نحوه ارائه زمانی اتفاق می افتند که مردم تارهای صوتی خود را سفت و منقبض می کنند و مانع رسیدن جریان هوا می شوند.

۴- صدای ناصاف و زمخت

مشکلی که در بین زنان جوان رایج است با عنوان “صدای ناصاف و زمخت” شناخته می شود. این مسئله زمانی اتفاق می افتد که جریان هوا در گلوی یک شخص قطع می شود و صدایش در زمان سخنرانی همانند صدای جیرجیر(غژغژ) می شود. از نظر همگان این نوع صدا آزاردهنده می باشد. در زبان شناسی از آن به عنوان صدای جیرجیر یاد می شود بخاطر اینکه صدایی مانند صدای جیرجیر در یا یک لولا که نیاز به چرب کردن دارد می باشد. بهتر است در اولین زمانی که متوجه این مشکل شدید از صحبت کردن اجتناب کنید و قبل از هر صحبتی به اندازه کافی نفس بکشید. مربیان می گویند ضبط صدا برای تشخیص این که شما در چه زمانی بیشتر دچار این مشکل می شوید می تواند مفید باشد.

۵- نامفهوم شدن صدا در عبارات پایانی

آیا تا به حال توجّه کرده اید که افراد پایان یک جمله را آرام تر بیان می کنند. الگوی رایج سخنرانی در کشور ما به این گونه است که صدای ما در پایان عبارات و جملات پایین تر از میزان صدا در جملات ابتدایی باشد. این بدان معناست که کلمات مهم می توانند به راحتی نادیده گرفته شوند یا افکار ناتمام بمانند. فینچ می گوید شما می خواهید صدای خود را در یک سطح نگه دارید امّا افکار شما مرتب به سمت پایان ارائه می روند.

۶- بلند ادا کردن یا جملات را به صورت سوال عنوان کردن

مشکل دیگری که در سخنرانی رایج است بلند صحبت کردن می باشد، به این معنی که پایان یک جمله را با صدای بلند ادا کنیم به طوری که همانند یک سوال به نظر آید حتّی زمانی که سوالی نیست. کازن عنوان می کند که این مشکل بیشتر در میان زنان رایج است. فینچ ادعا می کند مردم وقتی از صدای بلند استفاده می کنند که بخواهند نام شخص دیگری را بیان کنند و اغلب آن را به عنوان یک سوال می پرسند مثل اینکه آنها مطمئن نیستند. انجام این کار باعث می شود به نظر برسد که سخنران اعتماد به نفس کمی دارد. سخنرانانی که چنین مشکلی دارند باید صدایشان را ضبط کنند و تلاش کنند تا صدایشان در انتهای جملات بلندتر ادا نشود.

۷- صحبت کردن با صدای یکنواخت

هیچ چیز مانند یک ارائه خسته کننده باعث بی حوصلگی مخاطبان نمی شود. به همین دلیل مربیان صدا می گویند یکی از بدترین اشتباهات در هنگام صحبت کردن استفاده از یک صدای کسل کننده و یکنواخت است. وست توضیح می دهد که ما می خواهیم در یک صدا شور و شوق و جرأت بشنویم.

منظور از موارد گفته شده این نیست که به شما بگوید با صدای بلند یا پایین صحبت کنید بلکه شما باید انواع تغییر لحن و تن صدا را در در بیان جملات خود بکار ببرید و آسان ترین راه برای دستیابی به این موفقیت این است که نفس بکشید و آرام باشید.