آیا کارمندانتان مباحثی را که با آنها در میان گذاشته اید فراموش می کنند؟ آیا تلاش های شما برای ایجاد تغییر ناکام می ماند؟ آیا تاکنون برایتان پیش آمده که احساس کنید دارید با دیوار حرف می زنید یا به نتیجه رسیده باشید که کارکنان سازمان حرفتان را به درستی متوجه نمی شوند؟ آیا نگران هستید که همکاران و مدیران سازمان درک درستی از چالش ها و دلهره های کاری شما نداشته باشند؟
آنچه مسلم است اینکه در هر سازمانی و برای هر مدیری، حصول اطمینان از رسیدن درست و به موقع پیام و خواسته های مدیران به کارکنان یک چالش و مساله حساس و تعیین کننده در موفقیت سازمانی به حساب می آید که برای حل آن می توان توصیه های زیر را به کار بست:
۱- در محیط کارتان قدم بزنید
مدیرانی که از روش مدیریت کردن با قدم زدن در محیط کار یا MBWA استفاده می کنند چیزهای بسیار زیادی درباره آنچه که در محیط کارشان می گذرد می فهمند و کارکنان آنها نیز به روشنی می دانند که چه کاری را چگونه باید انجام دهند. در چنین حالتی است که همه افراد کاملا به روز بوده و از جدیدترین اولویت ها باخبرند. مکالمات غیررسمی و دوستانه ای که در جریان چنین دید و بازدیدهایی رخ می دهد تاثیر به مراتب بیشتری نسبت به آنچه در جلسات رسمی مطرح می شوند در تبیین فرآیندها و برقراری ارتباط بین مدیران و کارکنان دارند و پیام مدیریت سازمان را بهتر و سریع تر از هر بخشنامه و دستورالعملی به کارکنان منتقل می کند.
۲- به طور مرتب اطلاعاتتان را درباره سازمان تحت امرتان به روز کنید
هیچ گاه کارکنان و همکارانتان را به حال خود رها نکنید و از آنها بی خبر نباشید. به روز رسانی اطلاعاتتان درباره دیگران به شما کمک می کند تا جدیدترین و موثق ترین اطلاعات مورد نیازتان را در اختیار داشته باشید و با کمک آنها افرادتان را به کار بگیرید. برای افرادتان ایمیل های کوتاه و پربار بفرستید: هرگز فکر نکنید که همه افرادتان پس از شرکت در یک جلسه کاری، تمام نکات لازم را یادداشت کرده اند یا به ذهن سپرده اند. پس لازم است که در اولین فرصت ممکن پس از جلسه کاری، نکات کلیدی و توقعاتتان را از هر کدام از افراد به صورت یک ایمیل مختصر و مفید برای آنها ارسال کنید. برای تاکید بیشتر روی بعضی موارد می توانید آنها را با رنگ های متفاوت یا با فونت درشت تر درج کنید.
۳- شنونده حرف های دیگران هم باشید
بنا به تعریف، گفت وگو فرآیندی است که بین دو نفر صورت می پذیرد و چنانچه یکطرفه بوده و طی آن یک نفر فقط حرف بزند و دیگری گوش کند دیگر نه گفت وگو بلکه سخنرانی است. پس همیشه به زیردستان تان فرصت دهید تا ایده هایشان را با شما درمیان بگذارند و با این کار به تاثیرگذاری پیامی که از طریق این نوع گفت وگوها به آنها منتقل می شود، خواهید افزود.
۴- ساعاتی را با همکاران و مدیران همرده خود بگذرانید
هر مدیری که زمانی را به گفت وگو و درددل با مدیران همرده خود و همکارانش بگذراند، هم می تواند در صورت لزوم تاثیر بیشتری بر آنها بگذارد و هم از راهنمایی های دوستانه و ایده های ناب آنها بیشتر بهره مند شود، بنابراین توصیه می شود در بعدازظهر ها و در اواخر وقت اداری، چند دقیقه ای را صرف هم صحبت شدن با همکاران و بررسی مسائل مشترکی که با آنها سر و کار دارید کنید. در این دقایق سعی کنید لحنی غیررسمی و دوستانه به گفت وگوهایتان بدهید.
۵- دو برابر آنچه فکر می کنید برای ارتباط با دیگران کافی است، وقت بگذارید
هیچ کدام از مدیران هیچ گاه از برقراری ارتباط زیاد با افراد خود زیان نمی کنند. پس برای اینکه نفوذ کلامتان نزد افرادتان افزایش یابد بیشتر با آنها ارتباط بگیرید و برای این کار از راه های ارتباطی متنوعی استفاده کنید از برگزاری جلسه گرفته تا دیدارهای چهره به چهره و یادداشت گذاشتن و اعلام در تابلوی اعلانات. علاوه بر این نحوه واکنش نشان دادن افراد به روش های ارتباطی تان را رصد کنید تا بهترین راه برقراری ارتباط با هرکدام از کارکنانتان را کشف کنید.
۶- اول از دیگران نظرخواهی کنید، بعد تصمیم گیری کنید
برای خیلی ها هیچ چیز بدتر از این نیست که از آنها پس از گرفته شدن یک تصمیم نظرخواهی شود چراکه به عقیده آنها اظهارنظر کردن در مورد چیزی که انجام شده است مسخره و بیهوده است. پس اگر می خواهید اعضای تیمتان از تصمیمات و تغییرات موردنظرتان پشتیبانی کنند، قبل از اتخاذ تصمیم از آنها نظر بخواهید و نه بعد از آن. واقعیت غیرقابل انکار این است که افرادی که در جریان اتخاذ تصمیمات نقش آفرینی می کنند در موقع اجرای آنها با جان و دل عمل خواهند کرد.
۷- در مورد اعلام تصمیم نهایی تان شفاف و رک باشید
مدیرانی که در مورد موافقت یا مخالفتشان با نظرات دیگران روراست و شفاف هستند و با صداقت با افراد خود در این مورد سخن می گویند، بیشتر مورد احترام زیردستان شان قرار می گیرند اما اگر مدیری در حضور افراد با نظرشان موافقت می کند اما تصمیمی متضاد با آن را اتخاذ می کند به ریاکاری و عدم صداقت متهم می شود و زیردستان چنین مدیری فکر می کنند او آنها را فریب داده است.
۸- از دوپهلو و مبهم صحبت کردن پرهیز کنید
مدیرانی که به دلایل مختلفی چون تعارف و ملاحظات غیرکاری اقدام به دوپهلو و مبهم صحبت کردن می کنند در واقع از اقتدار مدیریتی شان می کاهند و به عدم اعتماد به نفس و ناتوانی در متقاعد کردن زیردستان خود متهم می شوند. پس اگر با افرادتان دوپهلو و با ایهام صحبت کردید باید انتظار این را داشته باشید که آنها در دل شان بگویند: «اه، زودتر برو سر اصل مطلب دیگه» یا «واقعا خودت می دونی چی می خوای بگی؟»
۹- برای عقاید و نظراتتان ارزش قائل شوید
بعضی از مدیران به دلایل مختلف از ابراز نظرات یا نگرانی های خود درباره موردی خاص خودداری می کنند و به اصطلاح «آنها را درون خود می ریزند»، اما واقعیت این است که آنها با این کار دارند از موضع و قدرت مدیریتی خود عقب نشینی می کنند و این مساله باعث کاهش توانایی آنها و سازمان در ایجاد تغییرات لازم می شود. بنابراین همیشه به یاد داشته باشید که دیدگاه ها، عقاید و ایده های شما در وهله اول باید برای شما مهم و محترم باشند تا پس از آن مورد پذیرش افرادتان قرار بگیرند.
