برنامه ریزی و مدیریت یکپارچه منابع سازمان یکی از عوامل ایجاد کننده مزیت رقابتی برای سازمان ها در دنیای پر رقابت امروز است، ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان ها است.
این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه های بر تر استخراج شده اند.
در ادامه به اختصار دلایل موفقیت ERP را ارائه می دهیم:
حمایت مدیران ارشد (top management support)
همه ی پروژه های بزرگ در سطح ERP به قدرت مدیران ارشد و پشتیبانی آنها نیاز دارد، اگر تعهدات سازمانی از مقامات ارشد سازمان شروع شود و به سطوح پایین تر سازمان انتقال یابد در کل سازمان به عنوان فرهنگ نهادینه می شود و سازمان می تواند به پروژه را با موفقیت به اتمام برساند.
مدیریت پروژه (project management)
ترکیب تعداد زیادی نرم افزار و سخت افزار و همچنین هزاران موضوع سازمانی، انسانی و سیاسی پروژه های سازمان را بسیار پیچیده گسترده کرده است و چنین پیچیدگی ای نیازمند توانایی هایی در زمینه کنترل پروژه می باشد تا به کمک زمان بندی دقیق در کنار کاهش هزینه ها، بهره وری پروژه ERP را افزایش دهد و همچنین روند رشد پروژه را بررسی کند تا در تصمیم گیری ها دقیق تر عمل نماییم.
مهندسی مجدد فرایندهای تجاری (Business Process reengineering)
به دنبال پیاده سازی و اجرای ERP در داخل سازمان ممکن است فرایندهای کاری به شکل جدیدی پیاده سازی شود که با ساختار ERP هماهنگ گردد، بنابر این مهندسی مجدد فرایند ها (BPR) لازمه یک ERP کارآمد و اثر بخش است.
ارتباطات گستره در سازمان ( enterprise –wide communicated )
ایجاد ارتباط بین سطوح مختلف استراتژی و عملیاتی سازمان برای پیاده سازی بسیار ضروری است (nahetal۲۰۰۳) معتقد است که ارتباطات موثر می تواند بر بخش های مختلف توسعه پروژه ERP تاثیر گذار باشد، این مراحل عبارتند از تحلیل نیازمندی ها، رهبری و مدیریت، مشخص کردن ماموریت سازمان، برنامه ریزی و طرح ریزی، تعیین افراد تصمیم گیرنده و صاحب نظر در فرایند توسعه ERP و … ، همچنین مشارکت دادن افراد در تصمیم گیری در طی ارتباطات موثر سبب می شود تا هدف با سهولت بیشتری برای افراد تفهیم گردد و افراد تحولات را به راحتی بپذیرند و درک کنند که این تحولات چه مزایا و منافعی را برای اعضا و سازمان به دنبال دارد.
آموزش افراد (user training and education)
سیستم های ERP آنقدر پیچیده هستند که نیازمند آموزش موشکافانه می باشند تا همه ی کاربران آنها بر همه ی قابلیت ها و توانمندی های ERP مسلط باشند تا بتوانند معنای یکپارچگی را در ERP نمایان کنند و سازمان را به هدف خود برسانند.
آموزش افراد با هدف تفهیم قابلیت های ERP سبب می شود که هم مقاومت آنها در مقابل تغییرات ایجاد شده کمتر شود و هم بهره وری آنها بالا رود (عدم آموزش یکی از مهم ترین دلایل شکست ERP است)
حمایت های مداوم پروژه (ERP vendor support)
پیاده سازی ERP بیشتر از همه ی دیگر اعضای سیستم های اطلاعاتی IS به توانمندی و تکنولوژی و بروز بودن نیاز دارد، لذا نیازمند حمایت مالی و پشتیبانی مداوم است به عبارت دیگر سیستم ERP یک تعهد طولانی مدت برای تمام طول عمر سازمان است که نیازمند سرمایه گذاری مداوم است تا بتوان تجارت ( در حال تغییر را ) با سیستم ERP هماهنگ نگه داشت و به ارزش-های استراتژیک سازمان دست یافت.
