همه ما در طول زندگی در حال مذاکره هستیم؛مذاکره با همکاران، همسر یا فرزندان. اگر تلاش می کنیم مشاجره ای را حل و فصل کنیم، درباره چیزی به توافق برسیم، یا برای رسیدن به سود چانه می زنیم، همه و همه در حال مذاکره هستیم. مذاکره مهارتی نیست که گهگاه برای رویداد های مهم به آن نیاز داشته باشید. مذاکره برای بدست آوردن آن چه در زندگی می خواهید لازم و ضروری است.
در اینجا ۶ مهارت اصلی وجود دارد که همه باید برای داشتن یک مذاکره خوب از آنها پیروی کنیم :
۱-آمادگی
در هر مذاکره باید در سه حوزه زیر آمادگی کسب کنید:
- آمادگی درباره خودمان: آماده کردن خودمان یعنی بدانیم از زندگی چه می خواهیم. آمادگی باعث افزایش اعتماد به نفس خواهد شد و از این طریق از نقاط قوت و ضعف خود آگاه خواهیم شد و حتی باید بدانیم که برای آینده مان چه برنامه ریزی هایی داریم. همچنین باید خودمان را برای موقعیت های خاص در مذاکره آماده کنیم و این می تواند منوط بر آگاهی بر نیازهایمان باشد به طور مثال اگر صبح های زود خیلی سرحال نیستیم، هرگز ملاقات های مهم را ساعت ۷ صبح برنامه ریزی نکنیم.
- آمادگی درباره دیگری: در میز مذاکره هرچه بیشتر از فرد روبه رویتان اطلاعات کافی داشته باشید می توانید راحت تر با او صمیمی شده و با اعتماد به نفس بیشتری با او مذاکره کنید.قبل از هر چیزی بهتر است محدوده اختیارات فردی که با او مذاکره خواهید کرد را بدانید، یعنی آگاه باشید که او قرار است تاییدیه ای را از بالادستانش بگیرد یا خودش تایید کننده است.
- آمادگی درباره بازار: همواره سعی کنید اطلاعات به روز و کاملی از موضوعی که قرار است در مورد آن مذاکره کنید داشته باشید و همیشه سعی کنید آگاه ترین فرد در جلسه مذاکره درباره موضوع مورد نظر باشید.لازم است درباره مواردی که قرار است در جلسه مذاکره مطرح شوند، آگاهی کاملی داشته باشید. همچنین باید بدانید که این موارد برای طرف مقابل تا چه اندازه ارزش دارند. از پرسیدن سوالات مختلف نترسید. پرسیدن سوال نشان می دهد که به موضوع علاقه مندید و می خواهید بیشتر بدانید.همواره به فکر نکات تازه در صنعتی که در آن مشغول هستید، باشید. هرچه بیشتر درباره تجارتتان آگاهی داشته باشید، بیشتر به سودتان خواهد بود.
۲- هدف گذاری و تعیین مرزها و محدودیت ها
این سوال ساده را قبل از مذاکره از خود بپرسید: ” از این جلسه مذاکره چه می خواهم؟” این پاسخ می تواند خیلی خوب به شما کمک کند تا هدف گذاری خوبی داشته باشید. سعی کنید برای هر جلسه هدف های مناسب و معقول داسته باشید. پس از هدف گذاری باید بتوانید حد و مرز هایتان را مشخص کنید، یعنی تا چه زمانی حاضرید مذاکره را برای رسیدن به این هدف ها ادامه دهید و چه زمانی مذاکره را متوقف می کنید و جای دیگری سراغ فرد دیگری برای مذاکره می روید. به طور مثال هنگام جلسه ی مصاحبه شغلی ممکن است حداقل حقوق مورد نیاز، مرزی باشد که برای خود تعیین کرده اید. در صورتی که مرزی نداشته باشید، دیگران آن قدر از شما سوء استفاده می کنند که دیگر چیزی برای بخشیدن ندارید.
۳- گوش بدهید
خیلی ها فکر می کنند که شنونده های خوبی هستند. اگر شما هم جزء این گروه هستید به جای مغرور بودن می توانید از نزدیکانتان سوال کنید که آیا واقعا شنونده ی خوبی هستید یا نه. گوش دادن یکی از مهم ترین مهارت ها در مذاکره است. قبل از مذاکره دقت کنید که می خواهید درباه ی چه مواردی اطلاعات کسب کنید. در طول جلسه ی مذاکره به دقت به حرف هایی که می شنوید گوش فرا دهید. تا جایی که می توانید اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنید تا مذاکره ای موفق داشته باشید. عادت های اشتباه گوش دادن خود را شناسایی کنید. همیشه چیزی با ارزش در حرف های طرف مقابل وجود دارد.
چند توصیه برای بهتر گوش دادن؛ بی نظمی های اطرافتان را سروسامان بدهید. قبل از پاسخ دادن تا سه بشمارید تا سوالی را که شنیده اید خوب در ذهن تان تحلیلی کنید. آگاهی و حضورتان را از دست ندهید. بخشی از روند گوش دادن به تعامل میان دو طرف باز می گردد. هنگامی که به حرف های طرف مقابل گوش می دهید، اگر نکته ی مبهمی وجود دارد درباره اش سوال کنید. هرگز صحبت های کسی را که در حال پاسخ دادن به سوالات شماست قطع نکنید.
۴- واضح وشفاف باشید
در آن چه که به زبان می آورید و آن چه انجام می دهید شفاف باشید. باید مطمئن باشید که رفتارهایتان، زبان بدن، لحن وکلامتان پیامی واحد را منتقل کنند. مذاکره کننده خوب کسی است که به سادگی با دیگران ارتباط برقرار می کند و احساس، رفتار و افکار دیگران را درک می کند. همیشه هدفتان را ازآن چه درباره اش حرف می زنید بدانید و حاشیه نروید. به تعهداتتان پایبند باشید. اگر قرار است با کسی ساعت ۱۰ تماس بگیرید، حتما راس ساعت مقرر این کار را انجام بدهید. در ساعات شلوغ کاری معمولا خیلی با خودمان و دیگران شفاف و صریح نیستیم. هنگامی که چیزی به زبان می آورید، اما به طور دیگری عمل می کنید، باعث سردرگمی دیگران می شوید.
۵- فشردن دکمه توقف
هرکسی دکمه توقفی دارد. این دکمه در ذهن ما قرار دارد و باعث می شود هنگام مذاکره از احساسات و هیجانات دور باقی بمانیم. برخی بیشتر از دیگران از این دکمه استفاده می کنند و برخی هرگز از آن استفاده نمی کنند. به شکل های مختلف می توان از این دکمه استفاده کرد؛ چند دقیقه استراحت در حین مذاکره ای پرهیجان یا لحظه ای سکوت ، هنگامی که با نظر کسی موافق نیستید. هنگامی که در جلسه ی مذاکره از دکمه توقف استفاده می کنید، از به زبان آوردن مواردی که بعداً ممکن است باعث تاسف تان شود خودداری می کنید. هرگز اجازه ندهید احساسات و هیجانات کنترل رفتارهایتان را در اختیار بگیرند. اگر به نظر می رسد که مذاکره ای به نتیجه نمی رسد و به بن بست رسیده است، می توانید از دکمه توقف برای فکر کردن و رسیدن به راه حل استفاده کنید. به جای درخواست های غیر منطقی یا عصبانیت در چنین مواقعی، به خودتان استراحت بدهید و جلسه ی مذاکره را مدتی بعد پیگیری کنید.
۶- توافق یا توقف
گاهی با وجود این که دو طرف درباره ی موارد مهم موافق هستند، به نظر می رسد رسیدن به توافق نهایی مشکل است. گاهی دلیل این اتفاق این است که فردی در جلسه مذاکره مشکل سازی می کند. برای رهایی از مشکلاتی این چنینی نیز به فشردن دکمه توقف نیاز دارید. تا جایی که مشکل ایجاد نمی کند، جلسات مذاکره را قطع کنید و اجازه بدهید همه استراحت کنند. گاهی مذاکرات به دلیل تاکتیک های طرف مقابل متوقف می شود. این تاکتیک ها می توانند هدفی مثل تغییر نظرات یا بررسی مساله توسط فرد بالادستی که در جلسه حضور ندارد را دنبال کنند. هنگامی که با برخورد هایی این چنینی مواجه می شوید، بهتر است شما هم دکمه توقف مذاکرات را فشار دهید. در این مواقع تاکتیک های طرف مقابل را بررسی کنید و هنگامی که دوباره به مذاکره باز می گردید، سوالاتی روشنگر را از آن ها بپرسید.
به توافق رسیدن همیشه روندی ساده و بی دردسر نیست. گاهی لازم است با کسی سروکله بزنید که نگران چیزی است یا از رئیس اش می ترسد که مبادا او توافق بدست آمده را قبول نکند. دوباره می توانید سوال هایی بپرسید که مشکلات موجود را برایتان روشن کند و به این فرد کمک کنید برای این مشکلات راه حل هایی مناسب پیدا کند. مذاکره کننده خوب کسی است که به طرف مقابل کمک کند تمامی مزایای پیشنهادش را متوجه شود و به او کمک کند این پیشنهاد را به شکل کاملی برای هر کسی که لازم است دوباره مطرح کند.
